Wat ga je doen?
Als Office Manager ondersteun je het Amsterdamse kantoor in alle dagelijkse administratieve en organisatorische taken die de revue passeren. Maar je scope reikt verder dan de naam zou vermoeden, want je speelt ook een rol in processen rondom HR en Finance – waarover later meer. In de dagelijkse praktijk werk je nauw samen met de HR Business Partners en andere Executive Assistants in Amsterdam, evenals met de Europese Finance Director.
Onder je takenpakket vallen verschillende typische office manager-verantwoordelijkheden, waaronder de algemene inbox bijhouden, de telefoon beantwoorden, gasten ontvangen en lunches en boodschappen bestellen. Die verantwoordelijkheid draag je overigens niet alleen, maar deel je met het team van Executive Assistants. Ook houd je de IT-inventaris in de gaten. Alle vragen die betrekking hebben op IT – een gecrashte computer, algemene levering of een collega met een specifiek IT-verzoek – pak jij op met het IT-team.
Ook met de HR Business Partners werk je nauw samen. Je houdt vakantie-, verlof- en ziektedagen van medewerkers bij en speelt een rol in het onboardingproces van nieuwe collega’s. Je zorgt dat elke nieuwe medewerker een laptop en telefoon heeft, beheert het wagenpark en onderhoudt contact met de leasemaatschappijen.
Naast je taken op het gebied van Facility Management en HR, ondersteun je ook het Global Business Services (GBS) team. Een accountant hoef je zeker niet te zijn, maar financieel inzicht komt in je rol wel bovengemiddeld goed van pas. Het GBS-team ziet je als een lokale coördinator die zelfstandig invoices aan klanten stuurt, kosten inventariseert en leveranciers betaalt. Dit doe je uiterst secuur, gestructureerd en met veel oog voor detail. Dat geldt eigenlijk voor alles wat je doet. Dankzij die proactieve, nauwkeurige manier van werken kan het kantoor blind op je vertrouwen en ben je de onmisbare Office Manager waar ze naar op zoek zijn.
Download het gehele functieprofiel onderstaand:
Functieprofiel
